Kursholder Guro Bommen.
Webkurs, webinar, nettkurs, digital samling. Kjært barn har mange navn – og 2020 skulle vise seg å bli dette barnets storhetstid! Vi i Samtext slengte oss på trenden med vårt eget webkurs om klarspråk i anbud, og gikk du glipp av det, gir vi deg en kort oppsummering her.
Koronasituasjonen har lært oss at vi må tenke nytt – og digitalt. Da norske myndigheter varslet at de ville utlyse rekordmange anbudskonkurranser for å sette fart på den norske økonomien, så vi en mulighet til å hjelpe. Resultatet ble et nettbasert klarspråkkurs for anbudsskribenter, med tittelen «Styrk vinnersjansene dine med et presist og tydelig språk».
Å skrive anbud kan være utfordrende – ikke minst hvis det begynner å bli en god stund siden sist gang du tok fatt på et større skriveprosjekt. Og noe av det verste er ofte bare det å komme i gang. Vår kreative leder og kursholder Guro understreker hvor viktig det er å lese oppgaveteksten grundig og involvere hele teamet i arbeidet med disposisjonen.
– Det er ofte et høyt tidspress for å rekke innleveringsfristen, men prøv for all del ikke å spare tid ved å rushe gjennom oppgaveteksten. Det er i den første fasen med oppgaveforståelse og utarbeiding av disposisjon at du legger grunnlaget for en effektiv skriveprosess og en god besvarelse.
– Det er også lurt å samarbeide om disposisjonen. Blir dere enige om hva dere skal vektlegge helt fra starten av, slipper dere masse innspill og mange revideringer sent i skriveprosessen, legger hun til.
Skal vi sjååå …
Ok, så langt så godt. Men hva med selve skrivingen?
Klarspråk handler om å skrive korrekt, tydelig og målgruppetilpasset. Når vi skriver i jobbsammenheng, blir imidlertid mange så opptatt av å fremstå som profesjonelle at det går på bekostning av leservennligheten. I stedet for å bruke et lett og forståelig språk, slik vi gjør når vi snakker, skriver vi lange og innviklede setninger spekket med fremmedord, faguttrykk og forkortelser.
– Husk at du skriver til en person, ikke en bedrift eller kommune. Skriver du tydelig og forståelig, kan leserne dine gjøre jobben sin mer effektivt – og de får garantert et bedre inntrykk av dere, sier Guro.
Hun forteller også at det er viktig å tilpasse teksten til den som skal lese den – og viser til et gammelt markedsføringsknep: å lage personaprofiler. En persona er en fiktiv person som representerer målgruppen du skriver til. Personaer gjør det lettere å se for seg leseren mens du skriver. Å tilpasse språket etter leseren er en av de viktigste og enkleste tingene du kan gjøre for å nå frem med det du ønsker å si.
Å skrive i klarspråk gjør mer for anbudet ditt enn bare å gi leseren en klar forståelse av hva du mener. Det skaper også tillit!
– Tåkelegger du hvordan dere planlegger å utføre jobben – eller om dere faktisk oppfyller miljøkravene – er det lett å tro at dere har noe å skjule. Det vil vi veldig gjerne unngå, påpeker Guro.
Å begrense teksten kan også ha sine fordeler. Vær forsiktig med beskrivelser som ikke er relevante. Blir du bedt om å si hvor mange stoler du kan tilby, ikke skriv at stolen er ergonomisk og et dansk designmøbel.
Å spare tid og penger er noe vi alle ønsker – også i en anbudsprosess. Guro forteller hvordan færre revideringsrunder kan være med på å holde kostnadene nede.
– Uttrykker du deg tydelig og konkret allerede i første utkast, slipper du de langtekkelige revideringsrundene som krever tid og ressurser (les: penger). I tillegg vil klarspråk øke sjansene for at det blir nettopp deg og din bedrift som vinner en stor og langsiktig kontrakt, som i bunn og grunn betyr tjente penger, avslutter Guro.
Vil du bli ekspert på klarspråk i anbudsskriving? Eller er du i startfasen av anbudsskrivingen og ønsker ytterligere hjelp, tips og en full dag med Guros oppmerksomme blikk?
Vi tilbyr et heldagskurs i anbudsskriving, hvor Guro tar utgangspunkt i deg og din bedrifts problemstillinger. I løpet av en full kursdag vil du få god veiledning og tilpassede råd og anbefalinger på akkurat det du og ditt team synes er utfordrende. Det er også en fin mulighet til å få resten av gjengen på jobben til å forstå hvor viktig klarspråk er – både i anbudstekster og arbeidslivet generelt.
