Veldig mange av oss mottar flere e-poster i løpet av en arbeidsdag enn hva vi egentlig har tid til å svare på, og det kan plutselig være mange som kjemper om oppmerksomheten i innboksen samtidig. Vil du at akkurat din e-post skal bli både sett, lest og besvart, gjelder det derfor at du kommer raskt til poenget og skiller deg ut i mengden. Her viser vi deg hvordan!
Selv om vi har skrevet e-poster i over to tiår, er det fortsatt mange som ikke helt vet hvordan verktøyet skal brukes – eller i hvert fall ikke hvordan det skal brukes effektivt. Her gir vi deg noen smarte tips som sørger for at din e-post blir sett, hørt og besvart.
Emnefeltet er der for en god grunn – la det derfor ikke bli stående tomt! Benytt heller sjansen til å fange mottakerens oppmerksomhet med en kort og presis beskrivelse av hovedpoenget. Slik gir du også vedkommende mulighet til raskt å avgjøre hvor fort e-posten burde leses og besvares.
Enkeltord som «Hei», «Viktig», «Møte», er ikke godt emnefelt-materiale og vil ofte bli ignorert. Forsøk heller å være mer presis. Inkluder mer informasjon om hva saken gjelder, som for eksempel «Spørsmål om kundeavtale med Samtext» eller «Agenda for strategisamling 11.03».
Vær direkte og spør om det du lurer på, men alltid på en høflig måte. Ingen har tid (eller lyst) til å lese en lang avhandling før de kommer til selve spørsmålet. Jo mer mottakeren må scrolle og lete etter poenget, desto større er sannsynligheten for at de skumleser innholdet. Dermed er sjansen høy for at de går glipp av viktige budskap. Samtidig må du sørge for å gi mottakeren nok informasjon til å kunne orientere seg og svare på det du lurer på. Stram opp språket, og kom til poenget!
En liten skrivefeil her og der kan tilgis, men hvis e-posten er full av feil og dårlig språk, vil du fort gi mottakeren et dårlig inntrykk. Særlig hvis personen selv er opptatt av grammatikk og nøyaktighet. Husk at det tar kortere tid å skrive en korrekt e-post fra starten av enn å måtte skrive en ny for å oppklare hva du egentlig mente.
En hovedregel er kun å inkludere de som umiddelbart vil forstå hvorfor de står på kopi. Ikke trykk på «svar alle» dersom det ikke er nødvendig – det kan nemlig fort irritere mottakerne.
Handler e-posten om en strategisamling, så ikke sleng på et spørsmål om årets julebord. Det som mest sannsynlig vil skje da, er at du kun får svar på noen av spørsmålene dine. Hold deg til ett tema per e-post, så gjør du det også mye enklere å finne tilbake til e-posten i innboksen din ved en senere anledning.
Hei, Arild!
Da hører jeg fra deg, Stine!
En personlig hilsen og en direkte henvendelse slår sjelden feil, og det samme kan sies om et og annet smilefjes – spesielt hvis mottakeren også bruker det. Er det derimot første gang du kontakter noen, er det best å droppe emojiene.
Er du nødt til å skrive en lang e-post, er det en god idé å dele den opp i kortere avsnitt hvor det viktigste kommer først. Det kan også være lurt å utheve viktige poenger med fet skrift slik at mottakeren raskt kan finne tilbake til dem. Er e-posten veldig lang og inneholder mange spørsmål, bør du vurdere om det er bedre med et møte eller en telefonsamtale.
